MANAGING HUMAN RESOURCES IN SMALL AND ENTREPRENEURIAL FIRMS

TUGAS KELOMPOK - KELAS STRATEGIC HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

DOSEN: DR. SINGMIN JOHANES LO, BS.Ch.E, MSOD.

MANAGING HUMAN RESOURCES IN SMALL AND

ENTREPRENEURIAL FIRMS

OLEH : KELOMPOK 1

UNANG TOTO HANDIMAN (NIM 55116120179)

MULYADI (NIM 55116120106)

SEKOLAH PASCASARJANA PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN UNIVERSITAS MERCU BUANA – JAKARTA

APRIL 2017

Tujuan Pembelajaran

1.      Menjelaskan mengapa HRM penting untuk usaha kecil dan bagaimana HRM usaha kecil berbeda dari perusahaan besar.

2.      Memberikan empat contoh bagaimana pengusaha dapat menggunakan internet dan pemerintah untuk mendukung upaya HR.

3.      Daftar Lima cara pengusaha dapat menggunakan ukuran kecilnya untuk meningkatkan proses HR mereka.

4.      Mendiskusikan bagaimana anda akan memilih dan berurusan dengan organisasi pengusaha profesional.

5.      Menjelaskan bagaimana Anda akan membuat start-up sistem sumber daya manusia untuk bisnis kecil baru

Pendahuluan

Tidak ada yang kecil tentang usaha kecil. Sekitar 99% perusahaan Amerika Serikat, adalah usaha kecil, dan lebih dari setengah orang yang bekerja di Amerika Serikat bekerja untuk perusahaan kecil. Usaha kecil sebagai kelompok juga anggota dari jumlah yang ada sebanyak 600.000 atau  juga usaha baru yang muncul setiap tahunnya, sesuai dengan pertumbuhan bisnis (perusahaan kecil tumbuh lebih cepat dari perusahaan besar). Dan perusahaan kecil menciptakan sebagian besar pekerjaan baru di Amerika Serikat.

Statistik mengatakan, oleh karena itu, kebanyakan mahasiswa baru lulus kuliah dlebih tertarik akan bekerja untuk usaha kecil – perusahaan yang  pekerjanya kurang dari  200 pekerja. Jadi, diharapkan setelah membaca makalah tahu sesuatu tentang manajemen sumber daya manusia dalam usaha kecil.

1. Bagaimana HRM Usaha Kecil bisa Dibedakan

Ada empat alsan utama Manajemen SDM di perusahaan kecil ini berbeda: ukuran, prioritas, informalitas, dan ciri pengusaha tersebut.

1.         UKURAN (SIZE),   Hal ini sangat tidak biasa untuk menemukan bisnis di bawah 90 atau lebih karyawan dengan HRM profesional yang berdedikasi. Sesuai aturan, perusahaan yang tidak mencapai 100 karyawan harus menggunakan HR spesialis. Namun bahkan toko ritel yang mempekerjakan lima atau enam orang harus melakukan proses perekrutan, pelatihan, dan pemberian kompensasi pada karyawan. Jadi pemilik dan atau asistennya lah yang melakukan pendokumenan HR dan tugas HR. Temuan SHRM, misalnya, bahwa perusahaan dengan jumlah di bawah 100 karyawan sering menghabiskan waktu hampir dua kali atau lebih setiap tahunnya untuk menangani isu-isu HRM. Hal tersebut biasanya ditangani oleh pemilik.

2.         PRIORITAS (PRIORITY), Ini bukan bicara masalah ukuran tapi bisnis yang kenyataannya mendorong banyak manajer usaha kecil dan pengusaha (laki-laki dan perempuan yang memberikan visi dan misi saat memulai bisnis baru) untuk fokus pada isu-isu non-HR. Setelah mempelajari perusahaan e-commerce kecil di Inggris. Salah satu peneliti menyimpulkan bahwa, HRM sama pentingnya dengan fungsi lainnya, naun tidak menjadi prioritas tinggi bagi perusahaan.

        Mengingat usaha kecil memiliki kekurangan sumber daya seperti waktu, uang, orang dan keahlian, hal ini dirasakan oleh para manajer usaha kecil menengah, di bidang keuangan, produksi dan pemasaran, dan HR dari relative kepentigannya berkurang.

3.         INFORMALITAS (INFORMALITY), Salah satu efek dari HRM yang cenderung lebih terasa informal di perusahaan-perusahaan kecil. Sebuah penelitian yang menganalisis praktik pelatihan di sekitar 900 perusahaan kecil keluarga dan perusahaan kecil non keluarga. Pelatihan cenderung bersifat informal, dengan penekanan pada metode seperti rekan kerja dan pengawasan on the job training.

         Informalitas tersebut bukan hanya karena kurangnya sumber daya, itu adalah “masalah kelangsungan hidup” Pengusaha harus bereaksi cepat terhadap perubahan kondisi kompetitif. Jadi, ada logika dalam menjaga hal-hal seperti kebijakan kompensasi yang fleksibel. Kebutuhan untuk usaha kecil untuk beradaptasi dengan cepat sering berarti hal penanganan seperti kenaikan gaji, penilaian, dan waktu off”pada informal, secara aktif dengan share time.

4.         PENGUSAHA (THE ENTREPRENEUR), Pengusaha adalah orang yang menciptakan bisnis dengan kondisi berisiko. Para peneliti percaya bahwa dalam pembahasan informalitas kecenderungan perusahaan kecil pengusaha ingin mengontrol banyak hal. “Pemilik cenderung ingin memaksakan kehendak dan gaya mereka manajemen personal pada masalah internal, termasuk tujuan utama dan orientasi perusahaan. Kondisi kerja dan kebijakan, serta gaya berkomunikasi internal dan eksternal dan bagaimana hal ini dikomunikasikan kepada staf”.

IMPLIKASI Apa artinya semua ini pada praktek manajemen sumber daya manusia pada perusahaan kecil ?

·         Pertama, pada prakteknya sumber daya menempatkan pemilik usaha kecil sebagai disavantage kompetitif. Seorang pemilik usaha kecil tidak menggunakan cara praktis berbasis web dalam hal perekrutan karena akan menimbulkan biaya yang tidak perlu dan mungkin hasilnya rendah.

·         Kedua, ada kekurangnya keahlian SDM khusus di usaha kecil. Bahkan di usaha yang lebih besar, ada paling banyak menempatkan satu atau dua orang HRM. Hal ini menimbulkan ada yang tidak termonitor seperti masalah hukum ketenagakerjaan, dst.

·         Ketiga, pemilik usaha kecil mungkin tidak sepenuhnya setuju dengan peraturan ketenagakerjaan untuk pemberian kompensasi dan masalah lembur. Contoh termasuk membayar untuk jam kerja lembur.

·         Keempat, duplikasi data dalam paperwork membuat kesalahan entri data, usaha kecil sering tidak menggunakan sistem informasi sumber daya manusia. Itu berarti data karyawan (nama, alamat, status perkawinan, dan sebagainya) sering muncul pada beberapa paperwork sumber daya manusia.

Mengapa HRM Penting untuk Usaha Kecil

Baru-baru ini sebuah usaha kecil start-up software dihadapkan masalah dengan sebuah postingan  di media sosial dari salah satu karyawannya yang  dituduh telah melakukan  moral harassement. kata salah satu ahli, adalah bahwa start-up tersebut tidak dapat berasumsi bahwa semua yang mereka butuhkan adalah sebuah data catatan karyawan; mereka juga perlu berfungsinya sistem HR

Bagi banyak perusahaan kecil, HRM yang efektif juga diperlukan dengan menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Untuk contoh, sesuai dengan internasional standar mutu ISO-9000, bahwa usaha besar dan usaha kecil wajib stadar dan ketentuan HR diperlukan.

2. Penggunaan Internet dan Alat Pemerintah untuk Mendukung Upaya HR

a. Mematuhi Hukum Ketenagakerjaan

·   DOL (Departement Of Labor) Amerika Serikat adalah Departemen pemerintah federal amerika yang mengurusi buruh menyediakan web untuk membantu buruh “Langkah pertama Penasehat Ketenagakerjaan” (lihat www.dol.gov/elaw/firststep) membantu manajer usaha kecil mengetahui dan menentukan hak-hak dan kewajiban ketenagakerjaan.

    Situs lain yang terkait situs DOL adalah (www.dol.gov/whd/flsa/index.html) situs ini memberikan informasi tentang standar bagi buruh untuk mendapatkan keadilan Fair stadards Buruh Act (FLSA). Ini e-laws Advisors memberikan panduan praktis tentang pertanyaan-pertanyaan seperti kapan harus membayar lembur.

·   THE EEOC AS Equal Employment Opportunity Commission suatu lembaga gederal Amerika Serikat yang mengelola Judul VII dari Undang Hak Sipil tahun 1964 (Bab VII), The Age Discrimination in Employment Act of 1967 (ADEA) yang mengatur pencegahan Diskriminasi antar pekerja, Judul I dari Amerika in Disabilities Act tahun 1990 (ADA) yang mengatur pemberian hak para penyandang Cacat, dan Equal Pay Act of 1963 (EPA) yang mengatur kesetaraan hak untuk mendapatkan gaji yang setara tanpa diskriminasi. situs Web-nya (www.eeoc.gov/employers) Berisi informasi penting mengenai hal-hal sebagai berikut:

·   bagaimana cara menentukan apakah bisnis saya dilindungi oleh undang-undang EEOC?

·   Siapa saja yang dapat mengajukan tuduhan diskriminasi dengan terhadap EEOC?

·   Dapatkah usaha kecil menyelesaikan tuduhan tanpa proses investigasi dalam menghadapi gugatan?

·   OSHA (Occupational Safety and Health Administration) adalah  Situs web DOL yang menyediakan informasi mengenai Administrasi Keselamatan dan Kesehatan bagi pekerja atau karyawan (www.osha.gov) juga menyediakan informasi bimbingan usaha kecil. Situs OSHA menyediakan informasi lainnya yang diperlukan oleh usaha kecil sebagai buku pegangan. Situs OSHA mudah diakses yang   berisi informasi praktis, termasuk juga keselamatan dan kecelakaan untuk industri-khusus.

b. Perencanaan dan Perekrutan Karyawan

Dengan tersedianya media online dapat membantu pemilik usaha kecil bekerja  dengan efektif dalam mengahdapi persaingan yang tinggi aplikasi telah menyediakan fasilitas untuk menulis deskripsi pekerjaan dan merekrut pelamar. The DOL O*NET (http://online.onetcenter.org) menyediakan program yang memungkinkan pemilik usaha untuk membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dengan akurat dan cepat.

MEREKRUT BERBASIS WEB, Pemilik usaha kecil dapat menggunakan jasa media online dalam proses perekrutan, contoh, Dengan menggunakan aplikasi LinkedIn pemilik usaha sangat dimudahkan untuk mencari calon karyawan yang sesuai kebutuhan (LinkedIn.com), dan untuk mengirim Jobs pada Careerbuilder.com, dan asscociations profesional Job Boards.

·      Trend Issue HR Melalui Digital dan Media Sosial

Banyak usaha kecil menggunakan media sosial untuk merekrut pelamar dengan menggunakan jasa aplikasi Sosial Media. Sebagai contoh, LinkedIn, On Twiter. Media social lainnya, perekrut usaha kecil juga harus fokus pada media sosial yang masuk akal bagi mereka, misalnya Facebook, instagram.

·      Seleksi Tenaga Kerja

     Beberapa penyedia aplikasi test yang sangat mudah digunakan oleh pemilik usaha kecil untuk melakukan proses seleksi karyawan. Contoh adalah The Wonderlic Personal Test, aplikasi ini dapat membantu untuk mengukur kemampuan mental secara umum calon karyawan yang diseleksi. Dengan pertanyaan agak mirip dengan alat uji SAT, Test ini membutuhkan waktu kurang dari 15 menit dan berisi sekitar 4 halaman.

     Aplikasi lainnya adalah Indeks prediktif adalah aplikasi lain yang dapat membantu untuk mengukur ciri-ciri kepribadian calon karyawan dan perilaku - khususnya, dominasi, ekstroversi, kesabaran, dan sikap menghindari menyalahkan. Sebuah template menyediakan scoring sederhana.  AplikasiIni berisi 15  standar kepribadian sebagai patokan.

     Berikut ini adalah ulasan saran dari majalah Inc untuk proses perekrutan usaha kecil dan proses penyaringan.

1.      Tetap berada dalam industri, menggunakan kaplikasi jasa penyedia online boards yang menargetka industry swasta atau kota untuk meminimalkan pelamar pekerjaan yang tidak relevan

2.      Otomatisasi proses, membantu pemilik usaha kecil dalam sistem pengolahan dan perekrutan calon karyawan, aplikasi ini cukup murah biaya.

3.      Online tes, aplikasi untuk menyaring calon karyawan melalui tes via online, misalnya, untuk menguji kemampuan pemohon di aplikasi Quick Books, atau bahkan kemampuan untuk menjual melalui telepon

4.      Menggunakan jaringan anda di jejaring sosial. Menggunakan aplikasi yang menggunakan jaringan pertemanan di jejaring sosial kemudian merekomendasikannya, dan menggunakan situs jejaring sosial seperti LinkedIn, Facebook, dan twiter

5.      Kirim rekaman, Aplikasi aplikasi yang yang menyediakan hasil wawancara berupa rekaman video via online. Aplikasi ini akan mengirimkan undangan e-mail dengan link ke calon karyawan.

SESUAI ATURAN Mengingat kesibukan kerja dari pemilik usaha kecil serta tekanan waktu yang dihadapi. Banyak penyedia tes akan membantu majikan dalam membangun prosedur pengujian dan hal ini dimungkinkan dan todak menyalahi aturan.

·      Pelatihan kerja

     Pelatihan kerja via online sangat dimungkinkan dan dapat memberikan pelatihan karyawan yang dapat digunakan dan mencapai  yang keberadaannya  di luar jangkauan karyawan.

PRIVATE VENDOR Pemilik usaha kecil dapat memanfaatkan ratusan penyedia aplikasi solusi pelatihan yang telah dikemas dengan baik sesuai kebutuhan. Penyedia aplikasi mulai dari program belajar mandiri dari American Association Manajemen (www.amanet.org) dan SHRM (www.shrm.org) sampai ke program khusus.

·          Skillsoft adalah contoh lain (http://skillsoft.com/catalog/default.asp) kursus yang menyediakan sarana pelatihan yang meliputi strategi bisnis dan operasi, profesional yang efektif, dan keterampilan komputer

THE SBA (Small Business Administration), aplikasi yang diluncurkan oleh pemerintah federal yang menyediakan informasi  administrasi usaha kecil (www.sba.gov/training) banyak situs web kampus juga menawarkan kursus via  online, lokakarya, publikasi, dan alat-alat belajar yang ditujukan untuk mendukung pengusaha kecil.

NAM (National Association of Manufacturers) adalah organisasi industry perdagangan terbesar di Amerika Serikat. NAM beranggotakan 14.000 produsen, termasuk di dalamnya 10.000 perusahaan kecil dan menengah.

NAMs Virtual Universitas (www.namvu.com) situs web yang berisi informasi untuk membantu karyawan dalam upaya mempertahankan dan meningkatkan keterampilan kerja mereka dan melanjutkan pengembangan ke jenjang profesiona. Tersedia hampir 650 kursus.

      c.  Penilaian Prestasi Kerja dan Pemberian Kompensasi Karyawan

Saat ini pengusaha kecil memiliki akses sangat mudah untuk menggunakan situs web yang menyediakan jasa program penilaian dan kompensasi bagi karyawan dan telah terkomputerisasi. Untuk e-Performance Contoh Oracle Corporation facilitates program yang menyediakan jasa bagi manajemen untuk menilai kinerja, dengan program tersebut para manajer dapat menentukan tujuan atau target dan kemudian menilai apakah ada kemajuan dalam mencapai tujuan tersebut. The eAppraisal Halogen Software adalah program software lainnya yang memiliki kemampuan fungsi yang sama.

       d. Keselamatan kerja dan Kesehatan Karyawan

Keselamatan merupakan hal penting bagi karyawan dan pengusaha kecil. Satu hasil studi European menemukan bahwa mayoritas dari semua kecelakaan kerja terjadi di perusahaan dengan kurang dari 50 karyawan setiap tahunnya. OSHA menyediakan layanan gratis bagi pengusaha kecil, termasuk bebas keselamatan di tempat dan pelayanan kesehatan untuk usaha kecil, dan Program OSHA yang lebih tajam lainnya, dan OSHA akan memberikan sertikat bagi perusahaan dan pengusaha kecil yang telah memiliki tingkat kesadaran tentang keselamatan kerja dan kesehatan kerja.

3. Kaitan Usaha Kecil dengan Kekeluargaan, Fleksibilitas, Keadilan, dan Informalitas

Karena usaha kecil memiliki jumlah karyawan yang sedikit maka perlu memanfaatkan kekuatan dan keunggulannya, masuk akal jika mereka harus memanfaatkan kekecilannya ketika berhadapan dengan isu-isu yang terjadi di karyawan. Sebagai contoh, karena kecilnya dapat berarti akan lebih akrab dan lebih kekeluargaan yang lebih pribadi dengan masing-masing karyawan kekuatan, kebutuhan, dan family situation. Kemudian bisa lebih flexibe dalam bekerja dan hubungannya informal tidak terlalu formal dalam kebijakannya dalam mengelola manajemen sumber daya.

a.      Prosedur Seleksi Karyawan Informal dan Sederhana

Selain situs web rekrutmen dan alat-alat seleksi online, manajer bisnis kecil tidak boleh lupa mengenai prosedur yang sederhana, Perangkat biasa dalam membantu proses seleksi. Sebagai contoh, Hasil kerja uji Sampling bahwa calon karyawan yang diuji cukup dapat mengerjakan satu tugas saja,  seperti  kandidat untuk pemasaran cukup dalam 30 menit menguraikan iklan untuk produk. Fitur alat HR yang lebih sederhana mungkin akan lebih menjadiprosedur yang lebih bergunan bagi usaha kecil.

      b. Fleksibilitas dalam Pelatihan

Satu studi dari 191 usaha kecil dan 201 perusahaan besar di Eropa ditemukan bahwa perusahaan kecil relatif lebih informal dalam pelatihan dan lebih flexible dalam mengembangkan karyawannya. Banyak yang tidak sistematis untuk  memantau keterampilan para manajer yang dibutuhkannya, dan kurang dari 50% (sebagai lawan 70% dari perusahaan besar) memiliki program pengembangan karir. Perusahaan yang lebih kecil juga cenderung fokus setiap perkembangan manajemen yang mereka lakukan pada pengajaran kompetensi yang berhubungan dengan perusahaan tertentu (seperti bagaimana menjual produk perusahaan). Proses pelatihan disederhanakan adalah salah satu pilihan yang baik untuk metode informal yang usaha kecil seperti pekerjaan berikut dengan baik, juga.

METODE PELATIHAN INFORMAL. ahli pelatihan Stephen Covey mengatakan bahwa usaha kecil dapat melakukan banyak hal untuk memberikan pelatihan terkait pekerjaan tanpa harus membuat program pelatihan formal dan mahal. Pendapatn nya meliputi:

·      Menawarkan untuk membiayai biaya pelatihan untuk kelas khusus

·      Mengidentifikasi peluang pelatihan online

·      Menyediakan perpustakaan berupa kaset dan DVD yang sistematis, belajar dengan disiplin selama proses tersebut

·      Mendorong untuk berbagi hasil pelatihan yang terbaik kepada rekan-rekan lainnya

·      Bila mungkin, mengirim orang ke seminar khusus dan pertemuan asosiasi untuk belajar dan membuat jaringan

·      Buat etika belajar dengan mengajarkan orang untuk saling mengajarkan apa yang mereka pelajari

c.  Fleksibilitas dalam Benefit dan Rewards

Lembaga Institute yang membidangi khus Keluarga dan Pekerjaan melakukan survei oerihal pelaksanaan benefit dari sekitar 1.000 perusahaan besar dan kecil. Tidak mengherankan, mereka menemukan hasil bahwa perusahaan-perusahaan besar menawarkan paket benefit yang lebih besar daripada yang usaha kecil. Namun, banyak perusahaan kecil lebih menawarkan lebih banyak fleksibilitas dalam bekerja. Pada perusahaan kecil ID Media, dengan 90 karyawan, CEO Lynn Fantom memberikan kepada semua karyawan baru berupa sarapan sebagai makanan selamat datang pada hari pertama mereka.

Pada dasarnya, penelitian ini menemukan bahwa pemilik usaha kecil, secara pribadi berinteraksi dengan semua karyawan setiap hari, melakukan pekerjaan yang lebih baik dari “memahami ketika masalah kerja/hidup muncul”

Berikut adalah contoh lain yang dapat ditawarkan oleh perusahaan kecil:

·      Waktu libur lebih banyak. Sebagai contoh. Setiap jumat sore tidak masuk kerja di musim panas

·      Jam kerja seminggu bisa dipendekan. Jam kerja selama satu minggu selama  musim panas dipendekan

·      Bonus di saat-saat kritis. pemilik usaha kecil lebih mengenal dan mengetahui apa yang terjadi pada karyawannya. Gunakan pengetahuan ini untuk memberikan bonus khusus seperti bonus biaya persalinan

·      Fleksibilitas. Misalnya, “jika seorang karyawan sedang mengalami masalah pribadi, membantu membuatkan jadwal dengan karyawannya untuk memecahkan masalah agar karyawannya seperti  tidak sedang berada dalam kesulitan

·      Peka terhadap kekuatan dan kelemahan karyawan. Pemilik usaha kecil harus tetap peka dengan kekuatan, kelemahan, dan aspirasi karyawannya.

·      Membantu pengembangan karyawan. Membayari karyawannya untuk ambil  kelas kursus pelatihan untuk membantu mereka mengembangkan keterampilan pekerjaan mereka

·      Memberi makan mereka. Seali-sekali menyediakan makanan gratis, mungkin dengan mengajak karyawannya untuk makan siang

·      Membuat mereka merasa seperti pemilik. Memberikan kesempatan pada karyawannya untuk terlibat dalam pengambilan keputusan besar, membiarkan mereka bekerja secara langsung dengan klien, mendengarkan masukan dari klien, berbagi data kinerja perusahaan dengan mereka, dan membiarkan mereka berbagi dalam keberhasilan perusahaan.

·      Pastikan mereka memiliki apa yang harus mereka lakukan untuk pekerjaan mereka. Memotivasi karyawan termotivasi hanya setengah tantangan. Juga memastikan mereka memiliki pelatihan yang diperlukan, prosedur, komputer, dan sebagainya

·      Terus-menerus menghargai. Memanfaatkan hari ke hari interaksi dengan karyawan untuk tidak pernah ketinggalan untuk kesempatan untuk memberikan karyawan Anda pengakuan yang layak

       d. Keadilan dan Bisnis Keluarga

Kebanyakan usaha kecil adalah “bisnis keluarga”, karena pemilik (dan sering satu atau lebih karyawannya) adalah anggota keluarga.

Menjadi seorang karyawan non keluarga di sini tidak mudah. Kecenderungan adalah perlakuan anatara keluarga dan non keluarga adalah  berbeda. Jika demikian, sebagai salah satu penulis katakan, “Ini tyakin bahwa semangat mereka akan lebih rendah dan menimbulkan kebencian dan efek negatif pada operasional pekerjaan dan menurunnya keuntungan anda”. Upaya untuk mengurangi sikap tidak adil dan perbedaan perlakuan, ada  beberapa langkah yang harus diiukti:

·      Menetapkan aturan dasar. Seorang konsultan bisnis keluarga mengatakan, Selama proses perekrutan pemohon harus diberitahu dari awal bahwa perekrutan ini untuk ditempatkan dibagian apa, juga apakah akan ada potensi untuk promosi. Minimal, membuat ekspektasi yang jelas, mengenai hal-hal seperti tingkat wewenang dan pengambilan keputusan harus diperjelas.

·      Memperlakukan orang dengan adil. Bekerja keras untuk menghindari “setiap upaya dari anggota keluarga yang akan memanfaatkan kinerja dan berperilaku tidak adil atas pengorbanan orang lain

·      Hadapi masalah keluarga. Perselisihan dan ketegangan yang terjadi antara anggota keluarga dapat mengalihkan perhatian dan menurunkan kinerja karyawan, anggota keluarga harus menghadapi dan bekerja di luar lingkungan mereka

·      Menghapus hak istimewa. anggota keluarga “harus menghapus perilaku yang akan meminta karyawannya menuntut perlakuan khusus dalam hal pembagian tanggung jawab. anggota keluarga harus datang lebih awal, bekerja lebih keras, dan pulang kantor terakhir.

       e. Menggunakan Organisasi professional

Banyak pemilik usaha kecil dihadapkan isu-isu dan terlibat langsung dalam mengelola perusahaan, kemudian memutuskan untuk melakukan outsourcing sebagian besar pengelolaan sumber daya manusia mereka ke vendor. Vendor ini bekerja menggunakan nama organisasi profesi pengusaha Profesional Employers Organzations (PEO), agen outsourcing sumber daya manusia Human Resources Outsourcing (HROs), atau kadang karyawan atau leasing staf perusahaan.

       f.  Bagaimana PEO bekerja?

Vendor ini memberikan jasa pada perusahaan kecil berupa penggajian khusus untuk orang-orang yang menangani semua kebutuhan manajemen sumber daya manusia. Minimal, perusahaan-perusahaan ini mengambil alih tugas pengajian. Biasanya, bagaimanapun, PEO menganggap sebagian besar tugas-tugas sumber daya manusia. Dengan menyediakan karyawannya pada perusahaan klien untuk PEO lakukan penggajiannya, PEO menjadi mitra pengusaha untuk mencatat data karyawan. PEO kemudian dapat menarik karyawan klien ke Asuransi PEO untuk manfaat Program, biasanya dengan biaya lebih rendah. PEO biasanya menangani kegiatan karyawan terkait seperti merekrut, mempekerjakan, dan penggajian dan perpajakan. Kebanyakan PEO fokus pada pengusaha dengan di bawah 100 karyawan, dan meminta imbalan 2% sampai 4% dari total gaji yang dibayarkan perusahaan. HROs biasanya menangani fungsi-fungsi pelayanan administrasi.  Biasanya  mereka karyawan kantor HR Anda, tapi karyawan Anda masih bekerja untuk Anda”

       g. Mengapa Gunakan PEO ?

Pengusaha beralih ke PEO karena beberapa alasan berikut:

·      TIDAK ADA SUPPORT HR KHUSUS perusahaan kecil dengan kurang dari sekitar 100 karyawan biasanya tidak memiliki manajer SDM. Pemilik usaha biasanya menanggung sebagian besar beban manajemen sumber daya manusia di bahunya.

     Urusan dokumen administrasi bisnis kecil diperkirakan menghabiskan waktu sampai 25% dari waktu mereka, seperti pekerjaan pengecekan latar belakang. Karena PEO mengambil alih sebagian besar pekerjaan ini, maka banyak usaha kecil yang mau membayar dengan biaya lebih murah.

·      KEWAJIBAN Secara hukum, PEO umumnya melakukan kontrak berbagi tanggung jawab dengan klien dan memiliki kepentingan dalam pencegahan kecelakaan di tempat kerja dan tuntutan hukum karyawan. PEO harus membantu memastikan usaha kecil memenuhi kewajiban yang diatur dalam ketentuan Judul VII, OSHA, COBRA, dan responsibilties Fair Labor Standards Act

·      MANFAAT untuk manfaat asuransi dan seringnya PEO besar tertarik. Untuk mendapatkan manfaat kesehatan dan asuransi lainnya adalah masalah bagi perusahaan-perusahaan kecil. Di situlah leasing yang menawarkan jasa ini datang. Jasa leasing mungkin bisa mendapatkan asuransi bisnis kecil bagi orang-orang yang yang tidak bisa membayar sebesar itu.

·      KINERJA Akhirnya, profesionalisme dari PEO membawa ke proses merekrut, penyaringan, pelatihan, kompensasi, dan menjaga keselamatan kerja karyawan dan kesejahteraan dan bisa  diterjemahkan ke dalam bentuk peningkatan karyawan dan hasil usaha.

 g.  peringatan

Ada beberapa potensi kerugian, “Jika PEO Anda kurang berhasil, atau bangkrut, Anda akan dihadapkan para pekerja yang tidak diasuransikan. Banyak pemilik melihat pelaksanaan pengelolaan sumber daya bisnis mereka (seperti pelatihan insinyur baru) sebagai hal strategis, dan tidak mungkin untuk menyerahkan tugas tersebut kepada orang luar. Masalah lain yang potensial adalah menentukan siapa yang bertanggung jawab.

TANDA PERINGATAN Beberapa hal mungkin bisa dijadikan sinyal ketika berhadapan dengan calon PEO. Salah satunya adalah due diligence yang longgar. Sebagai contoh, karena mereka berbagi tanggung jawab dengan pemilik usaha, mereka harus menanyakan kepada anda secara detil tentang kebijakan dan praktik keselamatan di tempat kerja dan sumber daya manusia perusahaan Anda.

5.   Mengelola HR System, prosedur, dan Dokumen

Bayangkan dokumen yang diperlukan untuk menjalankan sebuah toko ritel yang mempekerjakan lima orang. Untuk proses merekrut dan wawancara kemungkinan membutuhkan orang untuk checklist, aplikasi kerja, checklist wawancara, melakukan berbagai verifikasi - pendidikan dan status kewarganegaraan, misalnya - dan checklist referensi telepon. Anda kemudian mungkin perlu perjanjian kerja, kerahasiaan dan perjanjian untuk tidak saling bersaing, dan kesepakatan ganti rugi pada pemilik usaha.

a.      Komponen Dasar Sistem HR manual

Pengusaha sangat kecil (katakanlah, dengan, 10 karyawan atau kurang) mungkin akan mulai dengan sistem manajemen sumber daya manusia manual. Dari sudut pandang praktis, ini biasanya berarti memperoleh dan mengorganisir satu set formulir personil standar meliputi setiap aspek penting dari proses HR - rekrutmen, seleksi, pelatihan, penilaian, kompensasi, keselamatan - serta beberapa alat untuk mengorganisir semua informasi ini untuk masing-masing karyawan Anda.

Jumlah form yang akan diperlukan, bahkan untuk perusahaan kecil jumlah form yang dibutuhkan cukup banyak. Salah satu cara sederhana untuk mendapatkan bentuk dasar dari sistem HR manual dapat diakses melalui situs web (seperti www.hr.com/en/free_forms) atau buku atau CD yang menyediakan kompilasi form-form HR.

b.      Otomatisasi Tugas HR Individu

Sesuai pertumbuhan usaha kecil, menjadi tidak praktis jika mengandalkan sistem HR manual. Perusahaan kecil hingga menengah sebagian besar telah menggunakan komputerisasi untuk tugas-tugas manajemen sumber daya manusia.

c.       Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS)

Sebagai perusahaan kecil yang sedang  tumbuh, sistem yang lebih komprehensif menjadi sebuah kebutuhan. Kita dapat menentukan system informasi sumber daya manusia yang terintegrasi (HRIS) sebagai alat yang terintegrasi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan meninformasikan untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis dan visualisasi dari kegiatan organisasi manajemen sumber daya manusia. Ada beberapa alasan untuk menjalankan HRIS:

d.      Peningkatan Pengolahan Transaksi

Hal-hal kecil sehari-hari seperti mencatat, menjaga dan memperbarui catatan data karyawan besar memakan waktu. Satu studi menemukan bahwa 71% dari waktu karyawan HR dikhususkan untuk tugas-tugas transaksional seperti memeriksa sisa hak cuti, memelihara data karyawan, dan pengendalian distribusi imbalan kerja.

e.       Pengelolaan secara online

Sistem informasi SDM juga memfasilitasi karyawan untuk mengakses langsung ke system via online. Sebagai contoh, di Provident Bank, sistem yang menggunakan system Benefit Benelogic memungkinkan karyawan dapat mengakses sendiri diri seperti mendaftar di semua program manfaat yang diinginkan melalui internet di situs aman.

f.       Peningkatan Kemampuan Pelaporan

Dengan mengintegrasikan berbagai tugas individu SDM (catatan pelatihan, penilaian, data pribadi karyawan, dan sebagainya) HRIS dapat meningkatkan kemampuan pelaporan HR semakin baik.

g.      Integrasi Sistem HR

Karena komponen perangkat lunak HRIS (pencatatan, penggajian, penilaian, dan sebagainya) yang terintegrasi, mereka memungkinkan pemilik untuk merekayasa ulang fungsi SDM-nya.

h.      Vendor HRIS

Banyak perusahaan saat ini yang menawarkan aplikasi paket HRIS seperti Capterra.com. Adalah salah satu aplikasi yang baik. Situs web untuk Asosiasi Internasional untuk Manajemen Sumber Daya Informasi Manusia (www.ihrim, org)

Contoh Kasus

Perusahaan Skala Kecil Gee Batik di Yogyakarta

Perkembangan motif batik terlihat makin pesat. Selain motif batik kontemporer, kini muncul pula batik bermotif klub sepakbola, dan motif batik bernada anak muda lainnya.

Namun apa jadinya jika pakaian batik bermotif virus HIV atau virus influenza? Tetapkah menarik?

Mencintai batik sejak kecil, membuat lulusan Universitas Negeri Yogyakarta, Miftahudin Nur Ihsan sewaktu masih berstatus mahasiswa sudah memulai mengembangkan berbagai motif batik. Ketika itu, dia menggambarkan kekayaan budaya Indonesia melalui motif batik.

“Misalnya untuk motif khas Yogya, saya masukkan tugu, wayang, gamelan, rumah jogja, dan keris sebagai motif batik. Ide itu, awalnya saya tuangkan dalam Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) di tahun 2015,” ucap Ihsan, sapaan akrabnya, Minggu (2/10).

Seperti diketahui, PKM merupakan ajang untuk merealisasikan ide brilian mahasiswa yang dibiayai Kementerian Riset, Teknologi, dan Perguruan Tinggi (Kemenristekdikti). Dalam ajang itu, ide yang Ihsan beri nama Indonesian Culture in Batik (ICB) memperoleh medali perak.

Berawal dari memenangkan kompetisi itu, dia merintis sebuah usaha bernama Smart Batik Indonesia di tahun yang sama, yakni tahun 2015. Dengan modal sebesar Rp 5 juta yang berasal dari pinjaman kakeknya, dia memproduksi berbagai motif batik yang unik.

“Saya membuat batik bermotif pendidikan, kedokteran, transportasi, dan MIPA. Hingga saat ini, saya memproduksi sendiri dan memasarkan melalui media online, dan stand di kampus,” kata Ihsan yang lulus dari UNY di bulan Mei 2016 lalu.

Meski telah membuat berbagai motif batik yang sebelumnya tidak ada, namun inovasinya tak berhenti begitu saja. Baru-baru ini, Ihsan menciptakan batik bermotif virus berbahaya, HIV dan Influenza. Dia mengklaim, motif batik virus tersebut hanya ada satu di dunia.

“Saya mengombinasikan batik motif virus dengan jumputan. Saya ingin memberikan edukasi tentang bahaya virus ini kepada konsumen, dengan menyelipkan brosur informasi virus itu di dalam produk. Meski sedikit ekstrim, semoga produk ini bermanfaat,” katanya.

Ihsan pun mengungkapkan nantinya saat dipasarkan, harga batik jumput motif virus itu dengan ukuran 2 meter x 1,5 meter akan dipatok harga Rp 120 ribu hingga Rp 150 ribu. Harga relatif cukup mahal, menurutnya karena tak mudah membatik di kain jumputan.

Saat disinggung mengenai motivasi berwirausaha, dia mengaku bahwa dirinya berasal dari keluarga tidak mampu. Ayahnya bekerja sebagai operator jasa fotokopi, sementara ibunya bekerja sebagai penjahit. Ihsan dapat sekolah hingga perguruan tinggi karena beasiswa.

“Saat SMP, saya mendapat beasiswa. Saat kuliah, saya juga mendapat beasiswa bidikmisi. Dengan usaha ini, saya ingin membalas jasa orang tua yang dulu hutang kesana kemari. Saya ingin mengangkat keluarga dan adik-adik saya,” katanya.

Meski baru berjalan selama setahun, namun Smart Batik Indonesia telah mencatat prestasi yang membanggakan. Mulai dari Juara 1 Lomba Inovasi Bisnis Pemuda se-DIY, Juara 2 Pemuda Pelopor Yogyakarta, hingga Juara 1 Lomba Inovasi Teknologi Mahasiswa se-DIY.

“Per bulan, pendapatan rata-rata Smart Batik Indonesia mencapai Rp 9 juta hingga Rp 15 juta. Cukup baik untuk usaha baru,” tutup warga Wirobrajan, Yogyakarta itu.